檔案管理人員專業倫理及服務守則
國家發展委員會檔案管理局106年12月25日檔企字第1060011353號函頒
壹、 前言
一、 為使檔案管理人員秉持有效管理、保存事證及透明開放之核心價值, 具備應有之專業知能,提升工作品質及形象,增進人民對政府檔案管理專業之信任,特訂定本守則。
二、 本守則所稱之檔案管理人員,指政府機關(構)從事檔案管理相關業務之人員。
三、 檔案管理人員應充分發揮檔案專業人員之角色與功能,提供服務與執行專業工作。
貳、 專業倫理
四、 檔案管理人員應秉持專業誠信與公平公正精神執行職務檔案管理人員應秉持專業誠信執行其工作,避免潛在利益衝突,不得以職務圖利自己及他人,致影響公務之執行。
五、 檔案管理人員應秉持保存事證理念完整留存檔案檔案管理人員應妥善留存政府施政紀錄,發揮支援決策功能,避免檔案內容或外觀因遭受破壞,致生隱蔽事實或扭曲證據之疑慮。
六、 檔案管理人員應秉持透明與開放精神提供專業服務檔案管理人員提供政府資訊及檔案應用服務時,應基於開放、客觀、公正、公平及合理等原則,遇有外界不當之干涉與壓力,亦應秉持行政中立精神。
七、 檔案管理人員應秉持保密責任,確實保護機敏檔案內容檔案管理人員應遵守保密責任,不得洩漏因職務所獲悉之機敏性資訊或限制應用之檔案內容。
八、 檔案管理人員應持續學習與創新,精進檔案專業知能檔案管理人員應秉持終身學習精神,積極參與專業研習進修及活動,以精進專業知識與技能,並維持創新動能,建立專業形象。
九、 檔案管理人員應善用科學管理方法,提升檔案工作成效檔案管理人員應加強檔案管理相關工作規劃,並善用科學方法及技能,落實檔案管理標準化,提升檔案管理及服務成效。
十、 檔案管理人員應持續充實法規素養,健全檔案管理制度檔案管理人員應對所負職務具備完善之法規素養,確實遵循檔案法及其他相關法令規定,致力於健全檔案管理制度。
十一、 檔案管理人員應積極推廣檔案意識,多元開發檔案價值檔案管理人員應善用多元資訊管道,積極促進檔案公開應用及加值推廣,提升民眾認知檔案價值,深化檔案意識。
十二、 檔案管理人員應善盡管理責任,維護機關的權益與形象檔案管理人員應積極維護機關權益及善盡檔案管理職責,不得直接或間接損害機關之聲譽與利益。
十三、 檔案管理人員應具備檔案風險意識,建立檔案風險管理制度檔案管理人員應對檔案管理工作進行風險評估,並對不可容忍之風險項目建立管控機制及確實執行。
參、 專業關係
十四、 檔案管理人員應進行專業分享及交流各機關檔案管理人員間應增進彼此交流,積極參與檔案管理學術或社群活動,分享實務經驗或研究成果。
十五、 檔案管理人員應強化與其他相關業務人員之溝通協調檔案管理人員應以良好服務態度,加強與本機關人員之溝通及協調,提升服務品質及妥善管理檔案。
十六、 檔案管理人員應積極與相關專業領域人員合作檔案管理人員應秉持專業態度與相關專業領域人員合作,多元開發檔案價值。
十七、 上級機關與所屬機關檔案管理人員應建立良性互動關係上級機關之檔案管理人員對所屬機關之檔案管理情形,應善盡督導及考評之責;所屬機關之檔案管理人員應依上級機關政策及考評要求,積極爭取資源,落實各項作業執行、管考及檢討改進。
肆、 檔案蒐集
十八、 檔案管理人員蒐集檔案應重視檔案價值檔案管理人員蒐集檔案,應審酌檔案價值及性質,並維持其完整性,不因個人偏好或檔案媒體形式而有差異。
十九、 機關檔案管理人員應善盡留存機關公務紀錄之責機關檔案管理人員應完整蒐集及管理機關發展與施政紀錄。
二十、 國家檔案管理人員應促進國家記憶之完整國家檔案管理人員對國家檔案之徵集,除機關檔案外,應涵蓋私人或團體珍貴文書;徵集時應衡酌檔案管理風險、使用需求、典藏多元性、均衡性及特色,避免破壞檔案全宗,遵循國家檔案審選原則及重點。
二十一、 檔案管理人員應確實遵守對私人或團體珍貴文書徵集之約定事項檔案管理人員受託保管、收購或受贈私人或團體珍貴文書,應避免相互競爭,確實遵守開放應用事項及著作財產權授權範圍之約定事項。
伍、 檔案立案與編目。
二十二、 機關檔案管理人員應妥適訂定檔案歸類依據機關檔案管理人員應遵循檔案法令規定,依檔案來源、組織職掌或業務性質,訂定妥適之檔案分類表作為檔案歸類之依據。
二十三、 機關檔案管理人員應妥為立案及依實編目機關檔案管理人員就完成歸檔點收之檔案,應依規定進行分類編案與編目,充分揭示檔案內容,編製檔案目錄。
二十四、 國家檔案管理人員應遵循全宗、來源及原始順序原則編排檔案國家檔案管理人員對於國家檔案之編排,應遵循全宗、來源及原始順序等原則,並尊重各全宗下檔案原有分類體系,避免重新編排而破壞各檔案間原有之關聯性。
陸、 檔案保存與維護
二十五、 檔案管理人員妥善保存維護檔案內容與媒材,並強化長期保存檔案管理人員應妥善保存維護檔案內容與媒材,避免遭受竄改、遺失或損壞,採取預防性措施防止檔案持續劣化,並強化檔案之長期保存,確保檔案在保存年限期間內持續維持其真實性、完整性及可用性。
二十六、 檔案管理人員應採用足以確保檔案安全之適當設施及措施檔案管理人員應定期進行檔案清查,並採用適當設施,嚴加監控對檔案產生危害之因素,以預防及降低意外災損、破壞或盜竊發生,確保檔案之安全。
二十七、 檔案管理人員應注重檔案修護之專業適性及處理安全性、耐久性與可逆性檔案修護應由具專業且適任之修護人員執行或督導操作,並應於修護前審慎評估修護技術及材料之安全性、耐久性及可逆性。
柒、 檔案清理與鑑定
二十八、 機關檔案管理人員應客觀辦理檔案鑑定及落實清理作業機關檔案管理人員應衡酌檔案使用需求、管理成本與風險等因素,客觀進行檔案保存價值鑑定,並據以辦理檔案保存及銷毀、移轉(交)等檔案清理作業,俾利留存國家及機關重要施政紀錄。
二十九、 機關檔案管理人員應確認完備檔案移轉程序機關檔案管理人員應於移轉前妥善保存檔案實體,確認檔案移轉目錄之詳實性,以及移轉檔案與移轉目錄之一致性,並檢視目錄內容及應用限制類型之妥適性。
三十、 機關檔案管理人員應落實檔案銷毀全程作業機關檔案管理人員應依法執行檔案銷毀各階段法定程序,包括審慎辦理送審作業、妥適保管待銷毀檔案、全程監控檔案之銷毀,以及留存檔案銷毀紀錄;不得因個人怠於職守或未經核准擅自銷毀、丟棄、侵占、買賣、交換、轉讓或贈與檔案。
三十一、 檔案管理人員應本於檔案開放原則辦理機密檔案解降密檢討檔案管理人員應落實定期清查機密檔案,促請機關辦理解降密檢討作業,以促進檔案開放應用與發揮檔案功能。
捌、 檔案應用與推廣
三十二、 檔案管理人員應完善檔案資訊提供與應用教育檔案管理人員應瞭解及重視使用者需求,提供完善諮詢服務與檢索工具,並視業務需要辦理檔案應用教育,推廣及豐富檔案學習資源。
三十三、 檔案管理人員應確保檔案目錄內容之可及性及有效性檔案管理人員公布檔案目錄資訊,應檢視目錄相關內容,確認所揭資訊與實體檔案相符,並使外界易於查檢與應用。
三十四、 檔案管理人員應促進開放與隱私保密兼具之檔案應用服務檔案管理人員應積極宣導依檔案法與其他法令之規定,促進以開放為原則提供檔案應用;檔案內容如有涉及個人隱私、依法限制應用事項,應採「分離原則」處理,就可提供部分儘量提供應用,以衡平公共利益及第三人正當權益。
三十五、 檔案管理人員應提供便民且迅速之檔案應用服務檔案管理人員應本於便民服務精神,簡化提供檔案應用之作業程序,縮短准駁時間,提升處理及提供檔案之效能。
三十六、 檔案管理人員應善盡檔案應用指導職責檔案管理人員應主動告知使用者應用檔案之權利與限制,並指導使用者遵守智慧財產、個人隱私或其他法令規定,以增進使用者應用檔案之能力與素養。
三十七、 檔案管理人員應保護檔案使用者之個人隱私或研究資訊檔案管理人員應尊重檔案使用者之隱私,並依法保護因職務所蒐集或知悉之個人隱私或使用者研究資訊。
三十八、 檔案管理人員不得私用、私自複製持有檔案及抄襲他人研究檔案管理人員應用其服務機關管有之檔案進行個人研究或出版 ,其取得與利用檔案之方式,應與其他使用者適用相同規定,不得有差別待遇,並尊重他人之研究成果或創意,避免剽竊或抄襲。
玖、 文書檔案資訊化
三十九、 檔案管理人員應保護文書檔案資訊資產免於風險檔案管理人員應遵循機關資訊安全政策,參與協同資訊系統安全防護作業,避免文書檔案資訊系統遭入侵、破壞、竄改、刪除、未經授權之存取,保護機關資訊資產。
四十、 檔案管理人員應定期確認電子檔案之有效性檔案管理人員應定期查檢電子檔案有效性,確認儲存媒體、檔案格式之妥適性,衡酌狀況適時辦理轉置或更新作業。
四十一、 檔案管理人員應參與文書檔案資訊系統相關建置作業檔案管理人員應遵循機關之資訊治理架構,參與文書檔案資訊系統之開發、建置及教育訓練等作業,健全文書檔案資訊系統功能。
拾、附則
四十二、 除本守則規定事項,檔案管理人員並應確遵公務員服務法及檔案法等相關規定。